インターンシップ参加時の企業へのメール返信はどう書く？

インターンシップに参加する際、エントリー後の面接の日程調整などがメールで行われることがあります。多くの学生はビジネスシーンでのメールのやり取りに慣れていないため、どう返信したら良いかわからなかったり、マナーを知らずに失礼な返信をしてしまうことがあります。
たかが連絡のためのメール、と思うかもしれませんが、メールのマナーがしっかりしているかどうかであなたの第一印象は大きく変わります。
そこで今回は、企業からのメールへの返信のしかたを解説していきたいと思います。

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メールの件名

メールの件名には、どういった内容なのかすぐにわかるように用件を書くのが相手への最低限の配慮です。件名を空欄のままメールを送ってしまうのは論外です。

用件を簡潔に記載したメール件名の具体例としては
・「インターンシップ選考面談の参加可能日のご連絡」
・「面談日程変更のお願い」
などがあります。

これだけでも十分ですが「インターンシップ選考面談の参加可能日のご連絡：〇〇大学山田太郎」というように件名に大学名・氏名を加えると、「誰から」、「どんな件で」メールが送られてきたのか一目でわかるので親切といえます。ただし、誰から来たメールなのかは後述する「送信者名」を設定しておけばそれだけでわかるので、必須ではありません。

企業から送られてきたメールに対して直接返信すると「Re:」という文字が件名の最初につきますが、こちらはそのまま送って問題ありません。むしろ、どのメールに対する返信なのか一目でわかるので親切ともいえます。ただし、メールのやり取りを続けていくうちに用件が変わって来た場合は、件名を新しく書き換えて送りましょう。

「インターシップについて」や「ありがとうございます」、「よろしくお願いいたします」といった件名は、用件がわかりにくいので避けましょう。
本文を読まないと用件がさっぱりわからないメールは、忙しい相手への配慮ができていないとみなされてしまいます。

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メール本文の構成

ビジネスシーンでのメール本文の構成にはお作法があります。
宛名→最初の定型的な挨拶→本題→最後の定型的な挨拶→署名、というのがお決まりの構成です。それでは、一つひとつ解説します。

宛名

最初に、メールを送る相手の企業名や役職と名前を書きます。
相手のことがどこまでわかっているかによって、以下のようにいくつかのパターンを使い分けます。

<基本パターン(社名、部署名、氏名)>
○○株式会社
営業部
山田太郎様

<部署名がわからない場合(社名、氏名)>
○○株式会社
山田太郎様

<役職がある場合(社名、部署名、役職、氏名)>
○○株式会社
営業部部長
山田太郎様

<部署あてで個人名がわからない場合(社名、部署名)>
○○株式会社
営業部御中

返信の際は、先に送られてきたメールの下部の署名欄から相手の部署名、氏名などを知ることができるので、それを抜粋しましょう。

最初の定型的な挨拶

改行して、自分の大学名・学部学科・氏名を名乗り、最初の定型的な挨拶を書きましょう。
メール返信の際は、この時の挨拶は相手の連絡に対するお礼などになります。
具体例としては
・「インターンシップの選考日時についてご連絡ありがとうございます」
・「貴社のインターンシップに受け入れていただき御礼申し上げます」
・「この度は書類選考通過とのご連絡大変うれしく思っています」
・「前回の選考では大変お世話になりました」
などがあります。

メール本題

次に、メールの本題を書きましょう。この部分がメールの一番長い部分になるのが通常です。用件を簡潔にわかりやすく伝えることを心がけてください。誤字、脱字がないように、必ず見直しをしましょう。

最後の定型的な挨拶

本題が書き終わったら改行して最後もあいさつで締めましょう。
コチラの具体例は
・「お手数ですが何卒よろしくお願いします」
・「今後ともどうぞよろしくお願いします」
などがあります。

署名

最後に自分の署名を入れてメール本文は完成です。
署名には自分の大学名と氏名、電話番号、メールアドレスを入れましょう。

メール本文の構成まとめ

メール構成例をまとめるとこんな感じになります。

（日程調整に関する連絡への返信の場合）
-----------------------------
〇〇株式会社
△△部
◇◇様（わからない時は「採用担当者様」と書きましょう）

〇〇大学〇〇学科〇〇と申します。
この度は面接日程候補のご連絡誠にありがとうございました。

今回ご提示いただいた中で、下記の日程でしたらお伺いすることができます。
・○月○日 ○○：○○～○○：○○
・○月○日 ○○：○○～○○：○○

何卒よろしくお願いいたします。

〇〇大学〇〇学科〇〇
電話番号：〇〇
メールアドレス：〇〇

メールの送信者名

送信者名とは自分が相手にメールを送ったときに相手のメールボックスに表示される自分の名前です。
使用しているメールサービスにもよりますが、設定しないとメールアドレスしか表示されない状態になっている可能性があります。本文を読めば誰から来たものかわかりますが、わざわざ件名に気を使ってわかりやすくしているのに誰からのメールなのか本文を見ないとわからないというのはもったいないです。
送信者名は自分の名前に変更しておきましょう。

変更の仕方について、

iPhoneの場合は「設定＞メール>アカウント＞自分が表示名を変えたいアカウントをタップ」することで、アカウントの詳細が表示されます。
そのあと送信者名の部分をタップして変更して完了です。

Androidスマートフォンだと多少手順が異なり「メールアプリを開く＞左上の三本線の部分をタップ＞設定をタップ＞対象のアカウントを選択」で送信者名を変更することができます。

PCブラウザからGmailを利用している場合は、「設定」→「アカウントとインポート」→「名前」から変更します。

企業へのメール返信の具体例

これからメールが来た時の返信の具体例について良い例と悪い例を紹介していきたいと思います

良い例

企業から次のようなメールが来たとします。

-----------------------------
件名：選考結果について
▲▲様

株式会社●● 新卒採用担当です。

先日は弊社インターンシップ説明会にお越しいただき誠にありがとうございました。
書類選考の結果、貴殿には是非次回選考に進んで頂きたいと思います。

日程は7月10日～18日の平日、10時～18時の間でお願い申し上げます。
何卒よろしくお願いします。

株式会社○○
採用担当
AAA＠XXX
-----------------------------

これに対する返信は例えば以下のようになります。

-----------------------------
件名：Re:選考結果について（◆◆大学□□学部▲▲）

株式会社●● 新卒採用担当者様

◆◆大学□□学部▲▲です。
この度は書類選考通過とのご連絡大変うれしく思っています。

ご提示いただいた選考日程候補の中で、下記の日程でしたらお伺いすることができます。
・7月10日 ○○：○○～○○：○○
・7月13日 ○○：○○～○○：○○

何卒よろしくお願いいたします。

◆◆大学□□学部▲▲
電話番号：
メールアドレス：
-----------------------------

悪い例

企業から以下のようなメールが来たとします。

-----------------------------
件名：選考結果について
▲▲様

株式会社●● 新卒採用担当です。

先日は弊社インターンシップ説明会にお越しいただき誠にありがとうございました。
書類選考の結果、貴殿には是非次回選考に進んで頂きたいと思います。

日程は7月10日～18日の平日、10時～18時の間でお願い申し上げます。
何卒よろしくお願いします。

株式会社○○
採用担当
AAA＠XXX
-----------------------------

これに対して、次のような返信をしてしまうのはNGです。

-----------------------------
件名：Re:選考結果について

10日の〇時～〇時と14日の〇時～〇時でお願いします
-----------------------------

親しい人とのメールのやり取りならこれでもかまいませんが、就活で企業にこのようなメールを送ってしまうと非常識と思われてしまいます。

相手の名前や挨拶、自分の名前も書き、誰が見ても用件がしっかり伝わるように本文を書きましょう。

まとめ

今回はインターンシップエントリー後のメールの返信の仕方についてみてきました。
まとめは
・件名は、用件がわかるように書く
・メール本文の構成は「宛名→最初の定型的な挨拶→本題→最後の定型的な挨拶→署名」
・送信者名は自分の名前になるように設定しておく
となります。
メールのマナー1つで企業からの印象も大きく変わります。就職後にも役立つ知識ですので、ぜひこの機会に身につけておきましょう。