就活生なら知っておくべき！企業への電話のかけ方のマナーと注意すべきポイント

メールやチャットが主流となり、電話をかけることに慣れていない就活生も少なくないでしょう。しかし就活では、電話のかけ方のマナーや受け答えもしっかりとチェックされています。

自己分析はばっちり、ESの書き方の研究もして模擬面接も受けた。それなのに、面接の日程調整の電話のマナーが悪かったばっかりに、企業の採用担当者に悪い印象を与えてしまうようではもったいないですよね。

ここでは就活の電話のかけ方のマナーや注意すべきポイントについてまとめてみました。せっかくの数々の努力を水の泡にしないように、電話のマナーをしっかりと学んでおきましょう。

就活の電話のかけ方のマナー

電話をかける時間帯に注意

企業の担当者にこちらから電話をかける場合、時間帯に気を配りましょう。忙しい時間や休憩時間は避けるのがマナーです。

できれば平日の10時〜16時の間にかけるようにします。お昼は休憩で外出する人もいるので、12時〜13時前後はなるべく避けましょう。

静かな場所からかける

街中やカフェなど賑やかな場所から電話をかけるのはやめましょう。周囲の雑音がうるさいと、話が聞き取りづらく相手に迷惑をかけることになります。外出先からかける場合は、静かな場所に移動してからかけるようにします。

メモ帳やノートを用意しておく

電話をしながらメモをとれるように、メモ帳やノートと筆記用具を用意しておきましょう。日時の調整をする場合は、必ずメモを見ながら復唱するようにします。

内容をまとめておく

話す内容を事前にまとめておくと、落ち着いて話すことができます。質問したいことや確認したいことがあっても、電話で話をしているとつい忘れてしまうこともあります。何度も連絡をすると迷惑になるので、質問事項は事前にまとめておきメモしておきましょう。

電話をかける時の流れ

大学名と名前を伝える

まずはじめに、大学名と氏名を伝えましょう。そして「〇〇の件でお電話いたしました」と簡単に要件を伝えます。

相手が忙しくないか確認する

こちらから電話をかけた場合、本題に入る前に相手の都合をたづねましょう。「ただいまお時間よろしいでしょうか？」と聞いて、大丈夫なようなら本題に入ります。

要件を簡潔に伝える

話はなるべく簡潔にまとめて、要件だけを伝えます。担当者は忙しいかもしれないので、余計な前置きや挨拶をダラダラと話さないようにします。

最後にお礼を述べる

最後には、「お忙しいところどうもありがとうございました」とお礼の言葉を忘れないようにしましょう。

相手が電話を切るのを確認

基本的には電話はかけた方が先に切ることになっていますが、印象をよくしたいなら、相手が切るのを待ってから切るのがいいでしょう。しばらく待ってみて、相手も待っているようならこちらから静かに切るようにします。

電話での印象を悪くしないために注意したい3つのポイント

24時間電話には出る覚悟で！

ESを見て、是非この人に会ってみたい！と感じた採用担当者は、面接の日程調整の連絡をします。ESや履歴書の好印象を保持したまま電話で担当者と話すことができれば、そのイメージを裏付けることができます。

採用担当者は当然、あなた以外にも大量の書類を選び、複数の電話をしています。電話に出なかった候補者のことなど、すぐに忘れてしまうのです。まだ面接も行っていない段階では、その候補者が「どうしても欲しい」人材なのかどうか、判別もついていませんので、企業側はしつこく追いかける必要もないと考えています。

そもそも大企業や人気企業は候補者に困っていないため、電話に出なかった時点でNGにしてしまう企業もあるのです。律儀に連絡がつくまで電話をかけてくれる企業でも、電話に出ない回数が増えれば増えるほど「もうこの人に電話するのは面倒だな」と悪印象を深めていくだけです。

書類の送付が終わったら、それ以降はいつでも即座に電話に出られる状態を心がけ、万が一出られなくても、企業側から2回目の電話が来る前に必ずこちらから折り返しましょう。企業によっては非通知でかけてきて、誰からの電話かわからず折り返しできないということもあります。悔しい思いをすることがないように、なるべく常に電話にでられるようにしておくことが大事です。

言葉遣いで知性をアピール

どんな大企業でも、「採用の仕事だけ」を担当している社員はそこまで多くありません。実は、面接の電話をかけた人がそのまま面接も担当するケースや、担当が違っても電話時の印象を5段階で評価して面接担当に連携しているケースも数多くあります。ですから、電話の対応には充分に気を使って下さい。

せっかく次の選考に進むチャンスを頂いたのに、「あー、わかりましたー」では、担当者も興ざめです。お礼の一言は必ず添えましょう。

言葉遣いは堅苦しくなる必要はないですが、知的な印象を与えるようにしましょう。「あ、10日の15：00ですね、了解ですー！」というような学生ノリだと、大人の世界では残念な人…と感じられてしまいます。「かしこまりました。15：00にお伺い致します」と、担当者に負けないくらいの丁寧な対応で電話を締めくくりましょう。

企業の都合に合わせる

基本的には、企業から提案された日程で調整をするようにしましょう。企業側は忙しい中、あなたのために時間を工面しています。企業側が用意した時間に参加できない＝選考を辞退するも同義だと思って、どんな予定が入っていてもキャンセルして選考を受けるのが基本です。

どうしても外せない予定があるのであれば、「申し訳ございません。どうしても参加させて頂きたいのですが、その日は外せない予定がございます。何とかして別日で参加させて頂けないでしょうか？」とお詫びをして再調整をお願いしましょう。

また、この際注意すべき点は、「大切な予定があるので参加できない」とは言わないことです。じゃあ、面接は大切な予定ではないの？と思われてしまいます。

最後に

人間は、最初に自分が感じた印象が「正しかった」と証明したい生き物。直接会う前にいい印象を根付かせることに成功すれば、面接の際も発言のひとつひとつに「やっぱり自分が見初めた候補者だ！」と思わせることができます。

せっかくのチャンスを小さなうっかりで潰さないためにも、電話でのやり取りには細心の注意を払ってくださいね。