就活で選考に参加した時のお礼メールの書き方

就活の説明会や面接に参加したあと、お礼メールは送っていますか？送るべきかどうか悩んでいる就活生も多いと思います。「送った方が良いと思ってはいても送り方がわからない」「何をどう書けばいいの？」、という人もいるかもしれません。

ここでは、お礼メールの書き方やメールを送るタイミング、気をつけたいポイントなどについて解説します。

お礼メールは送るべき？

送っても送らなくてもOK

そもそもお礼メールは送るべきなのでしょうか？「媚を売っているようで嫌だ」、という人もいるかもしれません。しかし結論から言うと、お礼メールは送ったほうが良いでしょう。なぜかと言うと、お礼メールを送ってマイナスになることはないからです。


お礼メールを送ったことで選考が特別有利になるということはありませんが、送ったことでマイナス評価を受けるということもありません。ということは、どちらでも特に問題はないのです。

余裕があるなら送っておこう

とはいえ、お礼の言葉をもらって嬉しくない人もいません。「お礼メールを送ったことで好印象を与えることができ、結果的にプラスになる」可能性はあると考えられます。以上のことを考慮すると、送っておいて損はないと思います。

お礼メールを送る時のポイント

お礼メールはどんな形式でもいいというわけではありません。お礼メールを送る際に気をつけるべきポイントがいくつかあるのでご紹介します。

お礼メールは当日中に送る

お礼メールを送るタイミングはなるべく早い方がいいです。。できれば当日中に送りましょう。企業の採用担当者は、採用時期は1日に何十人もの学生に会っています。そのような状況で数日経ったあとにお礼メールを受け取っても、覚えていないかもしれません。

早めにメールを送れば記憶に残っている可能性が高いですし、メールを読むことで印象に残り、担当者に顔と名前を覚えてもらうことができる可能性も高いです。また、当日中に送ることでマメな人だとアピールすることもできます。

お礼メールがビジネスマナーにそっていないとマイナス評価に

会社の担当者に送るメールは、ビジネスメールの書式にのっとって書きましょう。マナーにそったメールが書けていないと、マイナスの印象を与えてしまうことになります。

メールを送信する前に、「正しい敬語が使えているか」「誤字脱字がないか」などもよく確認するようにしてください。

お礼メールにはオリジナルな内容を盛り込む

お礼メールのテンプレートがたくさん見つかると思いますが、メールテンプレートをコピーしてそのまま送るのはNGです。よく見かけるありがちな文章のメールを送っても、採用担当者の心には残りません。

選考で感じたことや、自身のアピール・熱意などを盛り込んで、オリジナリティのある内容にするのが効果的なお礼メールを書くコツです。

手紙や電話でお礼をするのは避ける

「せっかくお礼をするなら、手紙や電話で伝える方が熱意が伝わるのでは？」と思う方もいると思います。しかし、手紙だと担当者に届くまで数日かかるので遅くなりますし、忙しい担当者にとっては負担となる可能性もあります。

電話も仕事を中断させてしまう恐れがあるので、好ましくありません。お礼の連絡は、メールで送るのがいいでしょう。

選考に参加した時のお礼メールの書き方


お礼メールはどのように書けば良いのでしょうか？ここではお礼メールに書くべき項目について解説していきます。

件名に用件・自分の名前を書く


件名を見ただけで何のメールかわかるようにします。「【〇〇月〇〇日、説明会のお礼】〇〇大学〇〇学部〇〇」と記載しましょう。担当者のメールボックスには、1日に何百通もメールが届きます。業務に必要なメールもあれば、迷惑メールも届きます。

通常、大量のメールが届いた場合は件名を見て開封の優先度を決めます。件名に何も入れないと、迷惑メールと間違えられて開封されないかもしれません。お礼メールを送る際は、件名に自分の名前と用件をしっかりと書くようにしましょう。

本文のはじめに宛名を書く

本文の1行目に、「〇〇会社 採用担当 〇〇様」という形で宛名を表記します。普段のメールではなかなかやらないことなので、違和感を感じる人もいるでしょう。

「アドレスがその人宛なので別に記載しなくてもわかるじゃないか」と思うかもしれませんが、これはビジネスメールの基本なので覚えてしまいましょう。 



もう一度名乗りお礼を書く


そして「〇〇大学〇〇学部〇〇と申します。」と、本文でももう一度名乗ります。それから「本日は〇〇に参加させていただき誠にありがとうございました。」とお礼を述べるようにしましょう。ビジネスメールでは、はじめに用件を書くのが鉄則です。

説明会や面接の感想を書く


ただお礼を述べるだけでは淡白な印象を与えてしまいます。「選考に参加してどのようなことが勉強になったか」「どう思ったか」も記載するようにしましょう。「説明会でお話しいただいた〇〇という話が非常に印象に残り、貴社への入社意欲がますます高まりました。」というような形で感想を書きます。

自分がした質問に回答してもらった場合には、聞いた答えに対する感想などを書くとなお良いです。個別に答えてもらった質問に言及することにより、担当者に顔を思い出してもらいやすくなります。また、その感想を伝えることで、理解していることや志望度の高さをアピールすることができます。

今後の抱負を書き、最後にもう一度お礼を述べる


「貴社で活躍できる人間になれるよう、精進してまいりますのでどうぞよろしくお願いいたします。本日は誠にありがとうございました。」というように最後はお礼で締めるようにしましょう。

署名を書く


ビジネスメールでは最後は署名を書くのが一般的です。必要な項目は「大学名（学部や学科）、名前、住所、電話番号、メールアドレス」です。

プライベートなメールではあまり書かないとは思いますが、メールを受け取った後に連絡を取りやすくするためのものです。メールを送るたびに入力するのは手間がかかるので、テンプレートとして登録しておくと良いでしょう。

まとめ


いかがでしたか？面接や説明会のお礼にわざわざお礼状（手紙）を送る必要はないので、メールで十分でしょう。お礼メールも送らなければいけないというわけではありません。

とはいえお礼メールを送ることで担当者に好印象を与えることができ、その後の選考を有利に進めることができる可能性があります。細かなところで他の就活生との差がつく可能性もあるので、できるだけ送るようにしましょう。