【例文あり】エントリーシートをメール添付で送るときの文面、ポイント

大企業の就職活動では、あまり企業側とメールでのやり取りをすることは多くありません。書類の送付も、大半が就職活動用のマイページなどからアップロードをすることが多いです。

しかし、中小企業などの場合、マイページがなく、全てがメールなどでのやり取りとなることがあります。そのため、普段あまりメールでのやり取りをしない場合には戸惑ってしまうかもしれませんね。

たとえば、「ES（エントリーシート）はメールで送付してください」と言われた場合には、どのようなことに気を付ければ良いのでしょうか？企業の担当者にメールを送るときのマナーや注意点、メールの例文などを紹介します。

メールでエントリーシートを送付する際のマナー

人事は忙しい！メールのタイトルを工夫して

人事担当者は、就職活動の時期は特に忙しいものです。多くの学生からの問い合わせや申し込みに対応しながら選考の調整や面接日程を決めるなど、その業務は多岐にわたります。そのため、忙しい人事担当者に負担をかけないためにも、そして大量のメールの中で埋もれてしまわないためにも、メールを送付する際にはタイトルを工夫しましょう。

エントリーシートを送付する場合であれば、「エントリーシート送付」という文言と、自分の名前をタイトルに付けることで、本文を読まなくても「これは●●さんがエントリーシートを送ってくれたメールだ」と伝わり、優先的に見てもらえる可能性が高まります。

本文を長々と書く必要はない

人事担当者にメールをするとなるといろいろと丁寧な言葉を書き加えたり、自己アピールをしたくなってしったりするかもしれません。

しかし、メールをする目的が「エントリーシートを送付する」ことであるなら、本文を長々と書き連ねる必要はありません。自分の名前や大学名、エントリーシートを送付する旨を記載すれば十分です。

個人情報保護のためにパスワードをかけるときの注意点

企業によっては、エントリーシートを送付する場合、添付したメールとは別のメールでパスワードを送ることを指定されることがあります。これは、エントリーシートに記載されているあなたの個人情報を守るためです。

別のメールでパスワードを送付する際には、エントリーシートを添付したメールと、パスワードを記載したメールを間をあけずにすぐ送るようにしましょう。間隔があいていると他のメールに紛れ、どれがパスワードの記載されたメールか分からなくなってしまう可能性があります。

メールに添付するエントリーシートの注意点

次に、添付するエントリーシートの注意点をみていきましょう。

ファイル名は誰のものかわかりやすく

エントリーシートを添付する場合には、そのファイルのタイトルにも気を配ることが大切です。あらかじめ指定されている場合には、必ず指示に従ってファイル名を変更しましょう。

特に指定が無い場合には「エントリーシート_○○大学_（フルネーム）」などというように、いちいち開封しなくてもそのファイルが誰のものか分かるようにしておきましょう。

指定がなければPDFで

さらに、ファイルの形式は特に指定がなければPDFで送付しましょう。元のエントリーシートのデータがエクセルやワードなどであっても、「エントリーシートの内容を修正できないように」PDFにすることが一般的には推奨されています。

また、メールに添付する場合容量の大きさにも配慮が必要です。PDFであればエクセルやワードよりも容量を抑えることができます。

写真などを貼りつける場合、容量に注意

容量について触れましたが、どのくらいまでであれば問題ないのでしょうか。基本的には5MB以内にするのがマナーです。たとえば、自分の写真などを貼りつける場合には容量が大きくなってしまうことがあります。サイズや画質などを調整して5MBを超えないようにしましょう。

エントリーシートをメール添付で送るときの例文

最後に、エントリーシートをメール添付で送るときの件名と本文の例文をご紹介します。

ポイントは本文は簡潔にまとめること、そしてタイトルでメールの内容がわかるようにしていることです。また、就職活動でメールを利用する際には、以下の例文のように「署名」を利用すると企業の人事担当者もパッと見てそのメールが誰から送られてきたものかが分かるのでおすすめです。

メールでエントリーシートを送付する際の疑問を解消しよう

ここではメールでエントリーシートを送付する時に学生がよく抱いている疑問について答えていきます。

メールを送る時間帯はいつでもいいの？

「電話と違うからメールならどんな時間帯に送っても構わないだろう」と思う学生もいるかもしれませんが、メールを送る時間帯も注意が必要です。

メール送信の時間帯にこだわらない人も多いですが、できれば企業の業務時間内に送るようにします。その方が担当者に気を使わせることもありませんし、印象が悪くなることもありません。

業務時間内に送る方が見逃しを防ぐこともできますし、すぐに対応してもらえる可能性が高くなります。

企業の担当者からの「受領連絡」には返信すべき？

メールでエントリーシートを送付した場合、企業の担当者から受領の連絡があると思います。このメールに返信すべきなのか？それともわざわざ返信する必要がないのか迷う人も多いと思います。

担当者のメールに「返信不要」などとある場合は返信する必要はありませんが、気になる場合は返信しておくといいでしょう。

しかし、メールの本文にお礼や自己PRなどを長々と書くのはおすすめしません。できるだけ簡潔な文章を心がけ、担当者の負担にならないように配慮してください。

【受領連絡に対する返信の例文】

ご連絡ありがとうございます。
何卒よろしくお願いいたします。

このくらいシンプルな文面で構いません。

メールアドレスはプライベートで使用しているアドレスでもいいの？

企業にメールを送る際には、メールアドレスにも注意しましょう。携帯電話のアドレスや友人とのやりとりで使用しているアドレスは、好きな芸能人や食べ物などをもじっている人も少なくないと思います。

ふざけたようなアドレスだと、あまりいい印象を持たない担当者もいます。できればプライベートで使用しているメールアドレスを使うのは避けて、就活用のメールアドレスをつくっておくと管理もしやすいのでおすすめです。

最後に

SNSやチャットアプリなどを使用することが多いこともあり、メールで目上の人とやり取りをしたことがない学生の方は多いと思います。さらに、エントリーシートを送付するとなるとつい及び腰になってしまうこともあるのではないでしょうか。しかし、今回ご紹介したポイントを押さえればそこまで難しいものではありません。