会社訪問をした後はお礼メールを送るべき？送るときのマナーやタイミングについて

企業を知るために会社訪問を行う就活生も少なくありません。会社訪問を終えた後に考えたいのが「お礼メール」のこと。「お礼メールなんて大げさでは？」「お礼メールってどうやって書けばいいんだろう？」と頭を悩ませる方もいるのではないでしょうか？

今回は会社訪問をした後のお礼メールを送った方がいいのかどうか、そしてお礼メールを送るときのマナーやタイミングについてご紹介します。

会社訪問をした後にお礼メールを送るべき？

すぐにお礼メールを送った方が良い

会社訪問をした後はすぐにお礼のメールを送ると、採用担当者に良い印象を与えることができます。

会社訪問は就活生にとっては1日訪問するだけですが、企業は忙しい業務の合間をぬって前々から準備をしてくれています。自分にかけてくれた手間を考えれば、しっかりとお礼は伝えるべきなのです。

お礼メールは当日か翌日中に送ろう

会社訪問後にお礼メールを送るなら、当日中がベストです。メールは手紙に比べて手軽に送ることができるため、遅くなってしまうと「忘れていたのかな？」「後回しにされていたのかな？」とネガティブな印象を与えてしまうこともあります。

どうしても当日中に送れない場合は、翌日には必ず送るようにしましょう。その時には「お礼が遅れまして大変申し訳ございません」など、謝罪の言葉を添えておくと丁寧な印象になります。

また、「お礼メールは当日中に送る」というマナーを知っていることも伝えられるため、礼儀を重んじる姿勢も印象付けることができます。

お礼状を送る方が良い場合もあるので注意

企業によってはお礼状を送る方が良い場合もあります。 特に採用担当者とのやり取りがメールではなく、手渡しや郵便などの場合には封書によるお礼状の方が適しているでしょう。

一方で、普段からメールでやり取りしている場合には、お礼状はかしこまりすぎた印象になってしまうことがあります。また、お礼状は届くのが遅れてしまうデメリットもあります。企業の文化や社風をよく観察して、適した方法を選ぶようにしましょう。

会社訪問の後にお礼メールを送るメリット

礼儀を知っていることが伝わる

また、お礼メールを送ることで礼儀をしっかりと身に着けていることが伝わります。 相手からしてもらったことを当たり前と思わず、きちんと感謝を伝えられることは基本的ながら非常に重要なスキルです。

特に社会人になると、社員同士の円滑なコミュニケーションや顧客との良好な関係のために絶対に必要となります。そのため、「わざわざ伝えなくても…」と思わずにお礼メールで感謝の気持ちを言葉にするようにしましょう。

志望度が高いことのアピールになる

会社訪問をした後にお礼メールを送ることで、採用担当者に志望度が高いことや熱意があることが伝えることができます。

ここで大切なのが、メールの内容です。ありきたりな内容では、熱意があることを伝えることはできません。「コピペしたようなメールを形式的に送っているだけだな」と思われないように、感じたことや興味を持ったことなどについて自分の言葉で書くようにします。

企業に感謝される

企業は会社訪問を、学生に役立つ有意義な時間にしたいと思っています。学生から率直な感想を聞かせてもらうことで今後の改善にいかすことができるので、お礼メールは企業にとってもありがたいものなのです。

会社訪問のお礼メールを送ることは企業にもメリットがあることなので、会社訪問で感じたことや学んだことと合わせて、「もっとこんなことも知りたかった！」という意見を盛り込んでみるのもいいでしょう。

会社訪問後のお礼メールに書くべきポイント

感謝の気持ちを伝える

お礼メールでは会社訪問をさせてくれたことに感謝の気持ちを伝えます。わざわざ時間を割いてもらって会社訪問をさせてもらったことへのお礼と共に、会社訪問によって得られた知識や自分の心に与えた影響を伝えると良いでしょう。

ただし、感謝の気持ちを伝えたいからと言って、あまりにも長い文章はかえって言いたいことが伝わらなくなってしまいます。できるだけ簡潔にまとめるように気を付けてみてください。

入社意欲について書く

感謝の気持ちと感想と合わせて、「入社したい」という気持ちを改めて伝えるようにしましょう。会社訪問をしたことで、入社意欲にどんな変化があったかを書いてみるといいですね。

「やりたいことが明確になった」「こんな仕事がしてみたいと思った」など、できるだけ具体的に仕事に対する熱意について書くようにしてください。

お礼メールを書くときに押さえておきたいマナーとは？

お礼メールはシンプルな構成で感謝を伝える

お礼メールには、次の構成に基づいて書き上げるのがマナーです。
１．宛名：会社名・部署名・担当者名（例：〇〇株式会社　人事部　採用担当課　□□　□□様）
２．自己紹介：所属・名前（例：〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田太郎です）
３．感謝の言葉：会社訪問をさせてもらったことへお礼を伝える
４．会社訪問で得られた知識や自分の心に響いたことを伝える
５．再度お礼を伝える
６．挨拶をして〆る

件名・署名をつけるのを忘れずに！

ビジネスメールでは件名や署名をつけるのがマナーです。件名は「〇月〇日の会社訪問のお礼」など、一目で内容が分かるように書きましょう。件名を書かないまま送ると、本文を開けるまで内容が分からず、受け取った相手に余計な負担をかけてしまうことになりますので注意が必要です。

また、署名をつけることも大切なビジネスマナー。この機会に自分の署名を作成して、メールに設定しておくと今後の就活でも役立ちます。

お礼メールの例文

○○株式会社
人事部　採用担当課
□□　□□ 様

○○大学○○学部○○学科の山田太郎と申します。

本日はお忙しい中、お時間を割いていただき、ありがとうございました。
会社訪問を通して、貴社の業務内容や社内の環境を知ることができ、
貴社にふさわしい人材となるために、さらに努力していきたいと考えています。

今後の貴社のさらなるご繁栄とご発展をお祈りしております。
末筆ながら、重ねてお礼を申し上げます。

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〇〇大学　〇〇学部　〇〇学科3年
山田　太郎（やまだ　たろう）
メール：[email protected]
携帯電話：000‐0000‐0000
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最後に

たくさんの企業に会社訪問をしていると、お礼メールが面倒になることもあるかもしれません。しかし、お礼メールは単に感謝を伝えるだけでなく、選考以外の場所で自分をアピールできるチャンスでもあります。

志望度の高い企業ほど、お礼メールを使って熱意を伝えるようにしましょう。また、メールの内容だけでなくビジネスメールのマナーも再度確認してみてくださいね。