内定を辞退する際の断り方、メール例文あり！

就活のゴールの1つは内定をもらうことです。
近年の就活市場は「売り手市場」と呼ばれており、大学新卒に対しての求人倍率(求職者1人に対して何件の求人があるか、という指標)は1.5倍を超えています。
売り手市場は内定を獲得しやすく、2社以上から内定を頂く学生が多くなります。
入社する企業は1つしか選べないので、入社先以外の内定は辞退することになります。
今回は内定を辞退するときの断り方について例文付きで解説していきたいと思います。

内定辞退すると怒られる？

内定辞退をすると説教をされるとか飲みものをかけられると噂で聞かれ、内定辞退は極力したくないと考えるかもしれません。
実際、内定辞退をすると噂の通りにしてくる会社が一部存在するのは事実です。また、多くの会社は内定辞退に関して良くは思っていません。
しかし、2社以上内定をもらって片方を辞退するというのは普通に起こることですし、そうなってしまったら辞退するしかありません。

内定辞退の連絡手段はどれが良い？

内定を辞退する方法としては電話、メール、郵送、訪問の4つの手段があります。学生としては怖そうな噂や気まずさから訪問は避けたいと思います。内定辞退の場合は、訪問すると先方の貴重な時間を奪ってしまうことになります。

内定辞退を伝えるときには、なるべく早く伝えることが大切になります。早く伝える手段であれば、郵送ではなく電話もしくはメールが挙げられます。メールはあまり好ましくないと思う人もいると思いますが、メールは企業側も負担が少なく、相手が都合のいい時に確認できるので、メールで内定辞退を伝えても大丈夫です。ただ、金融、商社などの一部の業界は、「学生が企業に対して誠意を見せることが大切であり、ビジネスマナーとして電話で辞退連絡をするべき」という価値観が根強く残っています。

内定辞退のメールを書く時のポイント

内定辞退のメールを送るときには以下のポイントに気をつけましょう

内定辞退の理由が角が立ちにくい理由になっているか

同業界から多く内定をもらっている人や自分の内定先の取引先の内定を辞退する際には特に注意が必要です。辞退して終わりの関係ではないことを踏まえておきましょう。

簡潔で分かりやすい内容になっているか

新卒採用を行っている時期の採用担当者はあまり時間がありません。また、辞退者もあなた以外にもいる可能性があるので手短に素早く連絡を終わらせましょう。

早めに連絡できているか

内定辞退を決めた時点で速やかに行いましょう。 企業も辞退するのが早いと、辞退者枠に対して他の新卒を追加採用するなどのケアが行えるようになります。

内定辞退する際のメールの具体例

この章で解説するのは、メールで内定辞退の連絡をする際の文章例です。
電話の場合は下記の文章例を参考にして話を進めていきましょう。

メール、手紙の場合
件名：内定辞退のご連絡 ○○大学××（名前）

◯◯株式会社 人事部
採用担当△△様（採用担当者様でも可）

◯◯大学△△学部の××です。
この度は、内定通知を頂き、誠にありがとうございました。
貴社で働く機会をいただいたのに、誠に恐縮ではありますが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

就職活動を通じ、自分の適性を考えた結果、他社のほうがより自分に合っていると感じました。
そのため、大変心苦しいですが貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。
選考では貴重なお時間を割いていただきましたし、○○さんをはじめとする採用担当者の方には相談に乗っていただくなど大変お世話になりました。
それにも関わらず、今回のお返事になってしまい心よりお詫び申し上げます。
本来なら、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところを、メール（手紙）でのご連絡となりますことの無礼をお詫び申し上げるとともに、何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

○○大学××

内定辞退のメールを送った後に気を付けるべきポイント

基本的にメールに返信をする必要はない

内定辞退の連絡をした場合、採用担当から返信が来ると思いますが、それに返信する必要があるか悩む就活生もいると思います。基本的には内定辞退をする旨がきちんと伝わっていれば、内定辞退メールの返信にさらに返信をする必要はありません。ただ、考え直してくれないかなどの返信が来た場合、決意が変わらないことを伝えるために返信したほうがいいでしょう。

企業から返信がなかった場合は再度連絡する

企業から連絡が無いと内定辞退を受理されたか分からず、不安になると思います。送信メールを確認して正しく送れていれば、企業側が忙しいなどの理由で返信メールが送れていないだけの可能性もあるので、そこまで気に病む必要はありません。万全を期したい人はメールや電話で内定辞退のメールへの返信がないについて確認の連絡をとってみるのもいいでしょう。

電話で内定辞退を伝える場合のポイント・具体例

なるべく忙しい時間帯は避ける

出社・退社時間、お昼時など忙しい時間帯に電話をしても連絡がつかないことが多いです。連絡がつく時間帯に電話して、なるべく企業側に手間をかけさせないようにしましょう。

電話を一拍おいてから切る

友人や家族と電話をするときは、お互い最後の挨拶が終わったらすぐ電話を切る人もいると思いますが、ビジネスの場では失礼な対応になります。なるべく一拍おいてから電話を切るようにしましょう。

電話で内定辞退をするときの例

「お忙しいところ恐れ入ります。〇月〇日に内定の通知をいただいた○○と申します。採用担当の○○様はいらっしゃいますか。」
担当者に変わったら
「お世話になっております。先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変申し訳ないのですが、自身の適性や将来のことなどについて検討した結果、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。御社に大変なご迷惑をかける結果となり、誠に申し訳ございません。」

内定辞退する際に確認した方が良いこと

内定辞退の連絡をする際に気をつけたいことをリストアップしてみました。

内定辞退について慎重に自分の意志で決定したか

新卒で入社することは人生で1度だけしかできません。
周囲に流されることなく、自分の選択に後悔がないか、しっかりと吟味してから決めましょう。
「どうしても決めきれない…」という場合には内定保留という選択もあります。

今後の付き合いに影響しないか

大学の就職課経由でOB/OG訪問を行った時に仲良くなった方や選考過程でお世話になったサークルや部活のOB/OGの方には感謝の意を必ず伝えるようにしましょう。
内定を辞退したら多少はガッカリされるでしょうけど、筋を通せば関係を良好に続けることが出来ます。気まずいと思って感謝の意を伝えないことの方が失礼であり、今後の関係に影響を与えます。

最後に

今回は内定辞退の連絡方法について解説してきました。
内定辞退は就活を終えた大学生にとって最初の社会人としての行動とも言えます。
内定辞退をすると怒られてしまうかもしれませんが、一時的なものですし一番大切なものは自分の進路なので、気にせず内定辞退の連絡をしましょう。
社会人として無責任な、連絡をしないで内定辞退という行動だけは取らないようにしましょう。