面接を体調不良でキャンセル・日程変更したい時の連絡方法とマナー

就活は大学3年生から4年生にかけての長丁場。時には大事な面接の日に思いがけず体調を崩し、どうしても行けなくなってしまうこともあります。

そこで今回は、就活の面接を体調不良でキャンセル・日程変更をしたい時に失礼のないように伝えるための連絡方法とマナーをご説明します。

体調不良の連絡方法は「電話」がベスト！

できるだけ早く連絡する

体調不良で面接を休む時には、できるだけ早く電話で連絡することが大事です。 企業は面接のために時間を空けたり、場所や人員を確保したりと様々な準備をしています。早めに連絡があれば面接を予定していた時間や場所を他の仕事に有効活用することができます。企業に負担をかけないためにも早めに連絡しましょう。

また、メールではなく電話で伝えることも大切です。どれだけ早く連絡しても内容が届いていなければ意味がありません。そのため、内容を確実に伝えられる電話がベストなのです。
ただし、インフルエンザなどで数日前からキャンセルが確定している場合やメールでの連絡が推奨されている場合は、メールでの連絡でも構いません。

忙しい時間帯は避ける

企業に連絡する時には、忙しい時間帯を避けることも重要です。就業直後は1日の業務に取り掛かる準備のためにバタバタしており、連絡すると迷惑になってしまうことがあります。

また、終業間際はその日の業務を取りまとめたり、社員同士で対応事項をやり取りしたりと慌ただしく、連絡する時間帯として適切とは言えません。できるだけ日中の時間帯に電話するようにしましょう。

声が出ない時はメールで早めに連絡！

風邪で声が出なくなり、電話での連絡が出来ないこともあります。その場合はメールでも良いので早めに連絡することを心がけましょう。

ただし、電話での連絡がマナーであることに変わりはありません。メールで連絡する場合には、体調不良で面接を休むことに加え、メールでの連絡になったことについても謝罪の言葉を添えておくことも必要です。

面接の無断キャンセルは厳禁

企業に連絡をせずに、自分の都合で勝手に面接をキャンセルするのは絶対にやめましょう。面接の時間が過ぎてから連絡するのも遅すぎます。

無断キャンセルをすると、その後日程変更をして面接をしてもらうことができなくなります。辞退でいいと思う場合でも、企業に迷惑をかけるのはよくありません。直前になってしまっても、必ず電話かメールで連絡をするのが社会人としてのマナーです。

面接をキャンセル・日程変更をしたい時のマナー

面接に行けなくなった理由を簡潔に話す

まずは面接に行けなくなった理由を簡潔に話すようにしましょう。申し訳なさのあまり、つい長々と言い訳を並べてしまうことがありますが、聞いている相手にとっては気持ちの良いものではありません。

他の業務を抱えて忙しい立場であればなおさらです。「体調を崩してしまい、面接に参加できない」ということをシンプルかつ丁寧に伝えましょう。

謝罪の言葉をしっかり伝える

体調不良は誰にでもあることとは言え、企業に迷惑をかけてしまっていることは事実です。謝罪の気持ちを言葉にして伝えましょう。

自分に非があるシーンで素直に謝罪を伝えられることは社会人として必須のスキルです。しっかりと謝罪が出来れば採用担当者に好印象を与えることも可能です。

日程変更を希望するなら参加したい意思をはっきりと示す

面接の日程変更を希望するのであれば、参加したい意思をはっきりと示しましょう。面接を休む連絡だけではキャンセル扱いになり、選考を続けることができなくなってしまうことがあります。

相手が日程変更の提案をしてくれるまで待つのではなく、自分から積極的にお願いすることで熱意が伝わります。ただし、あくまでキャンセルは自己都合であるため、相手に配慮しながら伝えることが大切です。

日程変更してもらったらお礼メールを送る

面接の日程変更は当たり前のことではありません。本来であれば不要だった時間と労力をかけて、あなたに会ってくれるのです。もし、面接の日程変更をしてもらったらお礼のメールを送りましょう。

自分の都合で休んだことへの謝罪、それでも日程変更を許してくれた相手への感謝を丁寧に書いてみましょう。

面接を体調不良でキャンセル・日程変更したい時の伝え方【電話連絡の場合】

体調不良で面接をキャンセルする場合

お世話になっております。
◯◯大学〇〇学部の山田太郎と申します。
〇日の◯時より、御社の面接に参加させていただく予定でしたが、体調不良のため、面接を辞退させていただきたく、お電話差し上げました。
ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。

(担当者にキャンセルを承諾してもらったら）
お忙しい中、お手数おかけし申し訳ありませんでした。
それでは失礼いたします。

体調不良で面接の日程変更をお願いする場合

お世話になっております。
〇日の◯時より面接予定の〇〇大学の山田太郎です。
大変申し訳ないのですが、体調不良のため、本日の面接に伺えなくなってしまいました。
勝手なお願いで恐縮ですが、もしよろしければ面接の日程を変更していただけないでしょうか。

(担当者に日程変更を承諾してもらったら）

それでは〇日の◯時でお願いいたします。
お忙しい中、お手数おかけし申し訳ありませんでした。

ご対応いただきまして、ありがとうございました。
それでは失礼いたします。

面接を体調不良でキャンセル・日程変更したい時の伝え方【メール連絡の場合】

体調不良で面接をキャンセルする場合

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の山田太郎です。

◯日の◯時から面接を予定しておりますが、
体調不良によりキャンセルをさせていただきたくご連絡いたしました。
直前のご連絡となり申し訳ございません。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

体調不良で面接の日程変更をお願いする場合

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の山田太郎です。

◯日の◯時から面接を予定しておりますが、
体調不良のため、面接の日程を再度調整せていただきたくご連絡致しました。

私の勝手な都合により、お手数をおかけして大変申し訳ございません。

ご迷惑をおかけいたしますが、ご検討いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。

日程変更してもらったお礼メールの例

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の山田太郎です。

この度は、私の勝手な都合により、お手数をおかけして大変申し訳ございません。
また、面接の日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。

それでは、〇月〇日〇時にお伺いします。
よろしくお願いいたします。

最後に

体調不良は仕方のないことですが、企業にも迷惑がかかりますし、面接キャンセルの連絡は出来ればしたくないものです。

ハードな就活だからこそ身体が資本。栄養バランスのとれた食事や十分な睡眠を心掛け、健康な身体づくりに取り組みましょう。また、普段から手洗い・うがいを習慣づけたり、マスクを着用したりと、菌やウイルスから身を守ることも大切です。

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